Onderhoud procedures

Doel

Op deze pagina stelt u de workflowprocedures samen uit een of meerdere taken. U kunt opgeven wie de taak moet uitvoeren (doorgaans een rol). Het is ook mogelijk om taken door het systeem te laten uitvoeren.

Tabbladen

In het rechter gedeelte van de pagina treft u de volgende tabbladen aan:

Algemeen
Proceduredetails

Tabblad Algemeen

Op dit tabblad kunt u de volgende instellingen vastleggen:

Naam: de naam van de workflowprocedure. U moet de naam eventueel invullen in meerdere bedrijfstalen. Talent & Salaris zal de eerste 20 tekens van deze naam gebruiken als menutekst in het menu Acties van de modules waarin de procedure beschikbaar is. Om workflowprocedures niet te verwarren met de standaard menu-items is het aan te raden om de naam zo te kiezen dat geen verwarring optreedt, bijvoorbeeld door deze te laten beginnen met een + teken.
Omschrijving: de omschrijving van de workflowprocedure. In een meertalig bedrijf kan de omschrijving in meerdere bedrijfstalen worden ingevuld.
Procedure te starten vanuit:
- Geen module: de procedure is in geen enkele module te starten. U kunt de procedure wel opnemen in een andere procedure door middel van een taak van het soort Workflow starten.
- Alle modules: de procedure is beschikbaar in alle modules.
- Geselecteerde modules: klik op de zoekknop […] en vink de gewenste modules aan.
In modules waar de procedure te starten is, komt deze beschikbaar in het menu Acties in de betreffende module.
Mag procedure starten: kies uit Iedereen, Specifiek, vaste werknemer, Gebruiker, Gebruikersgroep, Rol, Manager en Planner.
Berichtgeving beschikbaar in: in veel modules kunt u een bericht laten verzenden als een bepaalde gebeurtenis is opgetreden, bijvoorbeeld na het goedkeuren van een cyclusgesprek. Een dergelijk bericht kan als e-mail worden verzonden en/of als To Do-taak. Als u beschikt over de module Workflow Plus dan hebt u bovendien de mogelijkheid om aan deze berichten een workflowprocedure te koppelen. Alleen workflowprocedures die u hier beschikbaar stelt voor een module kunnen voor deze aangepaste workflow worden gekozen.

Als de procedure gekoppeld is aan één of meer berichten dan wordt de knop Gekoppelde berichten zichtbaar.
- Geen module: deze procedure is niet beschikbaar voor aangepaste workflow bij berichten.
- Alle modules: deze procedure is in alle modules beschikbaar voor aangepaste workflow bij berichten.
- Geselecteerde modules: klik op de zoekknop […] en vink de gewenste modules aan.
Gekoppeld aan signaal: door op de knop Toevoegen te klikken, kunt u één of meer signalen selecteren waaraan deze procedure wordt gekoppeld. U kunt bijvoorbeeld een procedure maken die gevolgd moet worden bij het uit dienst gaan van een medewerker en deze koppelen aan het signaal "Datum uit dienst".
Gekoppelde berichten: klik op de zoekknop […] om te zien in welke berichten deze workflowprocedure wordt toegepast. Als de procedure in geen enkel bericht wordt toegepast dan is deze optie niet zichtbaar.
Is procedure actief: als deze optie is uitgeschakeld dan kan deze procedure niet gestart worden. De al bestaande workflow blijft normaal doorgaan.

Tabblad Proceduredetails

Op dit tabblad kiest u de taken die u wilt opnemen in de procedure.

Taak toevoegen: klik op deze knop om een taak toe te voegen aan de procedure.
Toegewezen aan: kies uit Dynamisch, betrokken werknemer, Specifiek, vaste werknemer, Gebruiker, Gebruikersgroep, Rol, Systeem (dit betekent dat de taak zonder gebruikersinterventie wordt uitgevoerd door het systeem), Manager, Planner en Manager x2.
Is optioneel: als deze optie is aangevinkt dan kan de uitvoerder van de taak ervoor kiezen om te taak niet te doen.
Start na: kies uit Startdatum procedure of Voltooiingsdatum bovenliggende taak en vul een aantal dagen in. Als u de taak eerder wilt laten starten dan de startdatum van de procedure dan kiest u Startdatum procedure en geeft u het aantal dagen met een minteken in, bijvoorbeeld -14 dagen.

Bij het starten van de procedure in de functie Workflow starten of via de "Acties" in het menu kan de startdatum van de procedure opgegeven worden. De activeringsdatum van de taken wordt berekend door het aantal dagen op te tellen bij de startdatum van de procedure. Bijvoorbeeld procedure start morgen en u hebt bij Start na 3 dagen opgegeven, dan zal de activeringsdatum van de taak na 4 dagen zijn. Op de activeringsdatum verschijnt de taak op de takenlijst van de aangewezen gebruiker.
De takenlijst vindt u in de module Taken.
Afhankelijk van: als u bij de vorige optie hebt gekozen voor Voltooiingsdatum bovenliggende taak dan moet u hier de taak kiezen die eerst uitgevoerd moet zijn.
Als bovenliggende taak niet voltooid is, dan: dit is van toepassing als de taak, waarvan deze taak afhankelijk is, optioneel is en niet is uitgevoerd door de toegewezen gebruiker. U kunt kiezen of in dat geval de huidige taak ook niet uitgevoerd moet worden (Deze taak overslaan) of dat deze toch moet worden opgenomen in de workflow (Deze taak inplannen).
Aangepaste filters: hiermee kunt u werknemers uitsluiten van deze taak. Kies Geselecteerd en klik op de zoekknop […]. U krijgt dan de pagina Aangepast filter definiëren te zien, waar u kunt vastleggen dat de taak bijvoorbeeld alleen voor vrouwelijke werknemers moet worden uitgevoerd.
Gecontroleerd: als u deze optie inschakelt komen twee nieuwe velden beschikbaar waarmee u kunt aangeven dat het systeem moet melden dat een taak niet voltooid is na een bepaalde tijd.
- Te laat na: geef het aantal dagen op waarna het systeem het bericht moet verzenden.
- Bericht: kies het bericht dat verstuurd moet worden. Bij het bericht ligt vast naar wie het verstuurd moet worden. Berichten kunt u aanmaken en onderhouden in Onderhoud » Berichtgeving.

Knoppen

Akkoord: sla de wijzigingen op en maak het rechterdeel van de pagina schoon.
Annuleren: sla de wijzigingen niet op en maak het rechterdeel van de pagina schoon.
Toepassen: sla de wijzigingen op.
Verwijderen: met deze knop kunt u een procedure verwijderen mits deze niet wordt gebruikt.
Workflow vernieuwen ...: met deze knop kunt u een actie uitvoeren die vergelijkbaar is met het "Taken vernieuwen" in de pagina Set-up in de module Verzuim Plus. Als u bijvoorbeeld een nieuwe taak in de procedure hebt opgenomen dan kunt u de al gedeeltelijk afgeronde processen daarop laten aanpassen zodat de toegevoegde taak ook in deze onderhanden processen wordt ingepland. Door op deze knop te klikken komt u in een scherm dat de gevolgen van het vernieuwen van de taken toont:
Samenvatting van de gevolgen
- Aantal actieve procedures waarop van toepassing: dit is het aantal workflowprocedures van het huidige type dat voor een werknemer gestart is en waarvan nog niet alle taken zijn afgerond. Procedures waarvan de eerste taak nog onaangeroerd op de takenlijst staat, vallen hier niet onder.
- Aantal werknemers waarop van toepassing: dit is het aantal werknemers in de tabel onder de samenvatting.
- Aantal taken die niet kunnen worden verwijderd: dit zijn de taken die een gebruiker in behandeling heeft genomen maar nog niet heeft afgerond. Op de takenlijst is bij deze taken de knop "Deblokkeren" zichtbaar en de naam van de gebruiker die de taak heeft gestart. U kunt het vernieuwen van de taken uitstellen of aan de betreffende gebruikers vragen om de taak te annuleren. Als de taak ten onrechte deze status heeft dan kunt u de taak met de knop "Deblokkeren" weer beschikbaar maken.
- Onder de samenvatting is een tabel met de namen en werknemernummers van de werknemers waarop de wijziging van toepassing is. Zoals bij de meeste tabellen in Talent & Salaris web kunt u de tabel overnemen naar een ander programma:
  - Laat de muisaanwijzer boven de kolomkoppen van de tabel zweven, rechtsboven wordt een pictogram zichtbaar.
  - Klik op dit pictogram om de inhoud van het venster naar het Klembord van Windows te kopiëren.
  - Gebruik de toetscombinatie Ctrl+V (plakken) in het andere programma (bijv. Word of Excel). De lijst met werknemers wordt dan ingevoegd vanaf de cursorpositie.
Pas als u op de knop Start vernieuwen workflow klikt, worden de taken door het systeem bijgewerkt. Voor meer informatie over het vernieuwen van taken zie Workflow vernieuwen hieronder.

Workflow vernieuwen

De bedoeling van het vernieuwen van de workflow is om wijzigingen van een procedure direct van kracht te laten zijn bij werknemers waarvoor deze procedure al gestart is. Hier zijn wel wat haken en ogen aan:

Taken die al zijn afgehandeld en taken die in behandeling zijn, worden niet beïnvloed.
Van belang bij het vernieuwen van taken is de instelling Inclusief taken die gepland zijn in de laatste [...] dag(en) op de pagina Onderhoud instellingen van Workflow Plus. Standaard is dat 0 dagen, dat wil zeggen inclusief taken die gepland zijn voor vandaag.

Voorbeelden van het vernieuwen van workflow

Stel er wordt een nieuwe taak toegevoegd aan het einde van de procedure. Bij de instellingen staat 'Inclusief taken die gepland zijn in de laatste 10 dag(en)'. Wat gebeurt er dan bij het vernieuwen:

Voorbeeld 1: procedure bij een werknemer is ouder dan 10 dagen en heeft nog een taak op Gepland of Wacht staan.
Resultaat: de taak op Gepland of Wacht wordt verwijderd en de procedure komt op Voltooid te staan.
Voorbeeld 1a: procedure bij een werknemer is ouder dan 10 dagen en alle taken staan op gepland.
Resultaat: alle taken worden verwijderd en ook de procedure wordt verwijderd. (Als één taak nog op deblokkeren staat in de takenlijst dan blijft de procedure met alleen deze taak, de status van de procedure staat dan op Wacht.)
Voorbeeld 2: procedure bij een werknemer is minder dan 10 dagen oud en heeft nog een taak op gepland staan.
Resultaat: de huidige geplande of wachtende taken blijven staan en de nieuwe taak wordt toegevoegd.

Nieuwe procedure aanmaken

Klik in het linker gedeelte van de pagina met de rechtermuisknop op Workflowprocedures of op een map en selecteer de optie Nieuwe procedure.

Nieuwe map aanmaken

Klik in het linker gedeelte van de pagina met de rechtermuisknop op Workflowprocedures of op een map en selecteer de optie Nieuwe map.

Overige functionaliteit

U kunt procedures in mappen en submappen plaatsen, een procedure verplaatsen naar een andere map, een map een andere naam geven en een (lege) map verwijderen. Deze opties zijn bereikbaar door in het linker gedeelte van de pagina met de rechtermuisknop op een procedure of map te klikken. De in het linkerdeel geselecteerde procedure kunt bekijken, wijzigen of verwijderen.

/ : Hiermee kunt u mappen uit- of samenvouwen om zo een procedure te zoeken. Ook zijn de opties Alles uitvouwen en Alles samenvouwen beschikbaar als u met de rechtermuisknop op een map klikt.